La secretaría virtual descansa no solo en la atención y el servicio al cliente. Hay un aspecto clave de nuestra actividad, la gestión y organización de la agenda del jefe, tarea muy importante y que debe seguir unas pautas.
Lo imprescindible del servicio es saber priorizar y tener en cuenta que lo importante siempre está por encima de lo prioritario. Por eso se establecen tres categorías. La A, que es lo importante; la B, que es lo que puede aplazarse; y la C, que es lo rutinario.
La secretaria virtual sabe que hay que gestionar bien el tiempo para que lo importante se cumpla sin dilaciones. En ese sentido, hay que evitar cualquier interrupción porque eso solo lleva a distraer de la misión principal.
También hay que tener un contacto directo siempre con el jefe. A ser posible, lo recomendable es mantener una reunión diaria, al final del día, para coordinar la gestión y organización de la agenda y así poder cotejarlas. Esa es la manera de tener claro que todo está bajo el control necesario para que nada escape a nuestra atención.
Es muy importante que la secretaria virtual mantenga una permanente coordinación con el jefe y establezcan las prioridades.
La secretaria virtual revisa constantemente la agenda para repasar cada compromiso adquirido, la compara con la del jefe y comprueba que la información interna y externa son coincidentes. Y algo más, se deben recordar las citas y prioridades con suficiente antelación para que todo fluya como debe.
Es importante tener en cuenta que no es bueno acumular citas en un mismo día y que establecer las prioridades es una de las tareas más eficaces en la secretaría virtual. Otro dato a tener en cuenta es que se deben confirmar por escrito todas las citas que se hayan establecido de forma verbal.
Por eso, marypepas.com les ofrece un servicio completo y profesional, tenemos claros los objetivos y cuáles son las obligaciones a las que debemos hacer frente.
Y todo ello, con un coste muy inferior a la secretaria presencial, sobre todo en estos momentos de crisis profunda en sectores como los autónomos, los profesionales, los emprendedores y las pymes.
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